【內容摘要】
自《物業(yè)管理條例》實施以來，物業(yè)管理服務市場化、規(guī)范化程度逐漸提高。2018年3月19日，《物業(yè)管理條例》第三次修改，隨后各省市也相應修改了本地區(qū)的物業(yè)管理條例。
新規(guī)對物業(yè)服務企業(yè)及其從業(yè)人員在規(guī)范物業(yè)服務經營行為、履行物業(yè)服務合同約定、加強物業(yè)使用安全管理、配合做好基層治理相關工作等多個方面提出了更高的要求。但目前國內有關的市場配套規(guī)定散布在各個政策法規(guī)之中，無法為物業(yè)服務企業(yè)內部管理、提供管理服務等事宜作出有效指引。加上物業(yè)服務企業(yè)長期處于優(yōu)勢地位，自我風控意識淡薄，導致物業(yè)服務企業(yè)在落實自我管理、提供服務過程中，普遍存在措施不規(guī)范、不專業(yè)的問題。
筆者趁著新規(guī)的東風，就物業(yè)服務企業(yè)內部合規(guī)管理、物業(yè)管理規(guī)范操作等事宜進行了研究，以期給物業(yè)服務企業(yè)提供有效建議。本篇著重于物業(yè)服務企業(yè)的內部管理，因研究時間短、筆力有限，如有不足，還請各位讀者指正。
物業(yè)服務企業(yè)既有一般企業(yè)的普遍性，也有身為物業(yè)服務企業(yè)的特殊性，普遍性不在本文研究范圍之內，此處僅概略提及物業(yè)服務企業(yè)的特殊性，以期物業(yè)服務企業(yè)可以留意到自身企業(yè)的特殊之處，更好完成自我管理。
一、關于企業(yè)資質管理
根據原建設部2004年5月1日發(fā)布實施《物業(yè)服務企業(yè)資質管理辦法》，物業(yè)服務企業(yè)需要取得相關資質證書才可從事物業(yè)管理服務活動。
2018年3月8日，住房城鄉(xiāng)建設部作出《關于廢止<物業(yè)服務企業(yè)資質管理辦法>的決定》，取消了物業(yè)服務企業(yè)資質，各地不再以要求核定的物業(yè)服務企業(yè)資質作為物業(yè)服務企業(yè)承接物業(yè)管理業(yè)務的條件。在這一時間前后，各地先后出臺了物業(yè)服務企業(yè)信用信息管理方面的政策，加強了物業(yè)服務行業(yè)的事中事后監(jiān)管，定期向社會公布物業(yè)服務企業(yè)信用情況。這一變化，使得物業(yè)服務行業(yè)成為準入“低門檻”行業(yè)，但卻對后期服務提出了更高的要求，建立健全物業(yè)服務標準和服務規(guī)范，增強服務意識、創(chuàng)新服務理念、提高服務質量，已經成為物業(yè)服務企業(yè)的生存之道。
雖然物業(yè)服務企業(yè)資質已取消，但物業(yè)服務企業(yè)擬開展包括但不限于下列經營活動時卻依然需要取得行政許可或履行備案程序：
1、根據《保安服務管理條例》第十四條、《公安機關實施保安服務管理條例辦法》第十八條規(guī)定，物業(yè)服務企業(yè)自行招用保安員的，應當自開始保安服務之日起30個工作日內向所在地設區(qū)市的公安機關備案。
同時，根據前述法規(guī)的規(guī)定，自行招用保安員的單位不得在本單位以外或者物業(yè)管理區(qū)域以外提供保安服務。如物業(yè)服務企業(yè)擬對外提供保安員服務的，應當符合保安服務公司的相關管理規(guī)定，辦理《保安服務許可證》。
2、根據《中華人民共和國特種設備安全法》第四十五條、《特種設備安全監(jiān)察條例》第三十九條規(guī)定，物業(yè)服務企業(yè)接受業(yè)主或業(yè)委會的委托，管理、維護、保養(yǎng)物業(yè)管理區(qū)域內電梯的，應當取得特種設備安裝改造維修單位資格許可，并根據取得的資質等級開展相對應的電梯服務。
3、物業(yè)服務企業(yè)經營或者受托管理停車場（庫）的，亦應當要履行相應的手續(xù)。
目前筆者僅檢索到各地對于停車場（庫）經營管理的規(guī)定，暫未檢索到全國統(tǒng)一的規(guī)定，建議物業(yè)服務企業(yè)根據當地規(guī)定自行核查。如《深圳市停車場規(guī)劃建設和機動車停放管理條例》第十五條規(guī)定，“申請開辦經營性停車場的，應當向市公安交管部門申請《深圳市經營性停車場許可證》。未取得許可證的停車場，不得提供有償停放服務。
《上海市停車場（庫）管理辦法》第十四條規(guī)定，“公共停車場（庫）經營者應當依法辦理工商、稅務登記手續(xù)，并在工商登記后15日內，持有關材料向交通行政主管部門或者《上海市道路運輸管理條例》規(guī)定的道路運輸管理機構辦理備案手續(xù)?！薄渡虾Ｊ型＼噲觯◣欤┕芾磙k法》第二十九條第二款規(guī)定，“專用停車場（庫）的所有人或者其委托的管理人應當按照規(guī)定申報停車場（庫）的泊位數?！?/p>
此外，關于停車場收費標準及應履行的手續(xù)，各地亦有不同的規(guī)定，建議企業(yè)一并核實辦理。
二、關于業(yè)務分包管理
在物業(yè)管理當中，服務分包管理是一種常見的管理模式，物業(yè)服務企業(yè)往往會將部分服務管理項目分包給專業(yè)公司進行相對獨立的運作，例如：電梯設備日常維護、配電室設備維護、消防檢測、專業(yè)的外墻清洗、消殺以及綠化等。
由于上述部分業(yè)務的行業(yè)準入的資格獲取比較困難，承接業(yè)務的分包公司多為設備制造公司、系統(tǒng)開發(fā)方等單位，在行業(yè)資質以及專業(yè)技術方面存在著技術壟斷。物業(yè)服務企業(yè)在技術監(jiān)管方面比較吃力，往往會出現雙方角色不明確的局面，物業(yè)服務企業(yè)不能很好的發(fā)揮其總體協調、監(jiān)督管理的權利。
作為物業(yè)服務企業(yè)，可以通過如下操作減少業(yè)務分包的風險：
1、在分包合同中詳細約定雙方的權利與義務，要求分包公司按照法定的操作規(guī)程提供專業(yè)的服務，為了保護物業(yè)服務企業(yè)和業(yè)主的權益，要求分包公司提供的服務無瑕疵，如果服務不到位、不專業(yè)，物業(yè)服務企業(yè)有權按照合同約定要求專業(yè)公司承擔責任，直至解除雙方的分包合同。
2、通過統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一要求等方式淡化分包公司在小區(qū)的影響，防止物業(yè)服務企業(yè)本身被邊緣化。
3、加強企業(yè)內部人員專業(yè)技能培訓，通過增強自身專業(yè)知識以達到增加管理和監(jiān)督能力的目的。
三、關于物業(yè)合同管理
（一）前期物業(yè)服務合同
《物業(yè)管理條例》第二十六條雖然規(guī)定了前期物業(yè)服務合同可以由雙方自行約定期限，但是部分地區(qū)對前期物業(yè)服務合同期限有明確的規(guī)定，如北京市、深圳市均規(guī)定前期物業(yè)服務合同期限最長不超過二年；且各地對于前期物業(yè)服務合同期滿未續(xù)簽時的處理方式亦有不同的規(guī)定。建議企業(yè)根據當地地方性法規(guī)和地方政府規(guī)章做好前期物業(yè)服務合同內容管理。
部分地區(qū)亦要求將前期物業(yè)服務合同進行備案，但該義務多為建設單位的義務，如《深圳經濟特區(qū)物業(yè)管理條例》要求建設單位在辦理房地產買賣合同備案時，應當將前期物業(yè)服務合同、臨時管理規(guī)約同時報送備案。
（二）物業(yè)服務合同
《物業(yè)管理條例》同樣未明確規(guī)定物業(yè)服務合同是否需要備案，但部分地方性法規(guī)和地方政府規(guī)章對物業(yè)服務合同提出需要備案的要求，如《深圳經濟特區(qū)物業(yè)管理條例》第五十八條第四款規(guī)定，“物業(yè)服務企業(yè)應當在簽訂物業(yè)服務合同之日起十五日內將物業(yè)服務合同副本報物業(yè)所在地區(qū)住房和建設部門備案。”《北京市物業(yè)管理條例》第六十三條第三款規(guī)定，“物業(yè)服務合同簽訂或者變更之日起十五日內，物業(yè)服務人應當將物業(yè)服務合同報街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設或者房屋主管部門備案?！?/p>
就上述備案的義務，各地還配備了相應的懲罰性措施，如《深圳經濟特區(qū)物業(yè)管理條例》第一百一十四條規(guī)定，物業(yè)服務企業(yè)未將物業(yè)服務合同副本報區(qū)住房和建設部門備案，由區(qū)住房和建設部門給予警告，并責令限期改正；逾期未改正的，處二萬元以上五萬元以下罰款?！侗本┦形飿I(yè)管理條例》第九十一條規(guī)定，違反本條例第六十三條規(guī)定，物業(yè)服務人未按規(guī)定將物業(yè)服務合同報街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設或者房屋主管部門備案的，由街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府責令限期改正，給予警告；逾期不改的，處五千元以上一萬元以下的罰款。
綜上，建議物業(yè)服務企業(yè)根據當地政策做好物業(yè)服務合同內部管理的相關工作。
四、關于勞動人事管理
（一）安全生產管理架構
物業(yè)服務企業(yè)通常來講從業(yè)人員眾多，安全生產責任重大，根據《中華人民共和國安全生產法》第二十一條第二款規(guī)定，物業(yè)服務企業(yè)從業(yè)人數在一百人以下的，應當配備專職或者兼職的安全生產管理人員；從業(yè)人員超過一百人的，應當設置安全生產管理機構或者配備專職安全生產管理人員。
（二）持證上崗人員管理
物業(yè)服務企業(yè)應當根據相關法律法規(guī)的規(guī)定，識別物業(yè)服務項目中必須持證上崗的工作崗位，并按照要求配置持證人員，如特種作業(yè)人員需持有特種作業(yè)操作證及其他相關有效上崗證、消防監(jiān)控崗位員工必須持有消防操作上崗證。物業(yè)服務企業(yè)應加強本單位特種作業(yè)人員的管理，做好培訓、考核、監(jiān)督、建檔等工作，督促相關人員持證上崗、按章操作，杜絕違規(guī)作業(yè)。
（三）保安員管理
物業(yè)服務企業(yè)自行招用保安員，應遵守《保安服務管理條例》相關規(guī)定，審核保安人員相關資質，不得招用有下列情形的員工：
（1）曾被收容教育、強制隔離戒毒、勞動教養(yǎng)或者3次以上行政拘留的；
（2）曾因故意犯罪被刑事處罰的；
（3）被吊銷保安員證未滿3年的；
（4）曾兩次被吊銷保安員證的。
五、關于企業(yè)檔案管理
目前亦無全國性規(guī)定要求物業(yè)服務企業(yè)進行檔案管理，但部分地區(qū)對此提出了要求，如《深圳經濟特區(qū)物業(yè)管理條例》第七十五條第二款要求，物業(yè)服務企業(yè)對維護保養(yǎng)、改造物業(yè)及配置固定設施設備而形成的資料，應當妥善保管并建立電子檔案。
《北京市物業(yè)管理條例》第七十一條規(guī)定，“物業(yè)服務人應當建立、保存下列檔案和資料：
（一）小區(qū)共有部分經營管理檔案；
（二）小區(qū)監(jiān)控系統(tǒng)、電梯、水泵、有限空間等共用部位、共用設施設備檔案及其管理、運行、維修、養(yǎng)護記錄；
（三）水箱清洗記錄及水箱水質檢測報告；
（四）住宅裝飾裝修管理資料；
（五）業(yè)主名冊；
（六）簽訂的供水、供電、垃圾清運等書面協議；
（七）物業(yè)服務活動中形成的與業(yè)主利益相關的其他資料?！?/p>
六、其他風險防控措施
天有不測之風云，物業(yè)服務企業(yè)在自身做好合規(guī)管理的基礎上，還可以采取其他措施分散管理的風險，降低企業(yè)的損失，如購買物業(yè)管理責任保險、公眾責任保險等。
結語：
望每一物業(yè)服務企業(yè)在努力為市民營造安全、舒適、文明、和諧、美麗的工作和生活環(huán)境的同時，努力完善內部管理制度，防控因為自身管理帶來的行政處罰等風險。
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