導語
擬IPO企業(yè)采購管理中，往往有諸多不完善的地方，很多企業(yè)的采購并無嚴格的管理，采購工作很大程度上信賴于人，而不是通過規(guī)范的管理來約束、管控；采購實施過程中，通過口頭或其他非留痕的形式來傳達、溝通，相關票據(jù)的取得和使用也不符合規(guī)范要求，這些問題都將成為IPO的攔路虎。現(xiàn)在小編給大家分享一下實踐過程中發(fā)現(xiàn)的采購典型問題以及相應的解決措施。
一、擬IPO企業(yè)采購存在的典型問題
1．未建立采購制度，或采購制度不健全，無規(guī)范的要求，有的企業(yè)甚至連采購的部門職責、崗位職責描述也沒有或者提供的是網(wǎng)上拷貝的范本，跟公司實際情況并不相符，也不完全符合規(guī)范管理的要求。
2．采購機構設置不健全，出現(xiàn)不相容職務未分離的情況，有的企業(yè)甚至采購部只有一個人。
3．采購相關指令通過口頭形式或難于留痕的形式傳達，通過即時語音聊天系統(tǒng)溝通時，未及時保存相應的聊天記錄。
4．采購手續(xù)不完善，程序不規(guī)范
◎ 采購未經(jīng)過事前書面申請、審批，采購接到口頭通知后實施采購，然后找財務報銷；
◎ 領導口頭吩咐后直接購買，無相應的詢比價手續(xù)。
◎ 跳過中間領導的審核，直接找總經(jīng)理簽字，或者找總經(jīng)理簽字后再找中間領導補簽字。
5．采購無任何計劃，基本上均是緊急采購，當需求出現(xiàn)時，才提出申請，以致未能給詢比價提供充足的時間，甚至有不少采購是“先購買后補手續(xù)”，這無形中加大了采購的成本，同時，采購的質(zhì)量也無法得到很好的保障。
6．出于各種原因，采購人員可能是為了省錢，可能是為了方便，也可能是出于其他因素，通過經(jīng)常合作的供應商采購，未進行詢比價，或詢比價流于形式。
7．公司總經(jīng)理和采購人員為了低價采購，會不要發(fā)票（不向銷售方索要發(fā)票），或為了省錢，從個人手中進行采購（無發(fā)票）。
8．采購未簽訂合同或合同協(xié)議審核不嚴謹，造成一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，難于售后或無法退貨、索賠/退款。
9．其他問題。如采購訂單未審核，造成與實際需求的時間、需求量不符，尤其是那些批量供貨或保質(zhì)期較短的物資采購；又如，采購驗收環(huán)節(jié)缺少關鍵質(zhì)量的技術檢驗環(huán)節(jié)，或出現(xiàn)質(zhì)量問題未及時溝通協(xié)商退換貨。
二、主要原因
1．有部分公司認為：制度對于公司來說是束縛，影響公司運轉效率，尤其是規(guī)范的制度，雖然很完善，但實際操作中根本無法按制度的規(guī)定，一步步走完程序然后再實施采購；企業(yè)根據(jù)實際，靈活處理業(yè)務，效率更高，而且采購一般都由比較信賴的人經(jīng)手，不會發(fā)生大問題。
2．企業(yè)認為公司采購業(yè)務由總經(jīng)理（老板）信任的人來辦理，公司每月采購的物資，主要類型和品種都是固定的，除個別特殊物資需要重新尋找供應商外，大多數(shù)都可以打電話聯(lián)系原合作方或到現(xiàn)場采買即可，所以公司目前的人員可以完成采購工作。
3．由于公司未要求各部門提前提需求、報計劃，采購部因此也未制定采購計劃；需要物資時才提需求進行采購，所以，會經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購、先采購后補手續(xù)的情況。
4．為了方便，采購申請人、公司領導和采購經(jīng)辦人都采取口頭或電話形式溝通，也成了習慣，所以一直采用這種“非正式”的溝通方式，而未采用規(guī)范的、書面的形式處理相關事宜。
5．大多數(shù)公司的采購人員及相關領導都錯誤地以為：不開發(fā)票，對方可以給更優(yōu)惠的價格，開發(fā)票的話，對方需要按發(fā)票稅點來計算、增加采購價格，所以不開發(fā)票公司更劃算。而事實上，若考慮到“稅務風險以及發(fā)票可以抵扣所得稅、與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關的采購事項所取得的增值稅專用發(fā)票還可以抵扣進項稅”，如果綜合考慮起來，實際上開票對企業(yè)更加有利。
6．合同方面，公司都是沿用以前的合同版本，供應商大部分都有良好的合作關系，若發(fā)現(xiàn)有問題，通知對方后，對方一般都會退換貨，因此，合同上的條款也沒有過多去審核。
7．很多企業(yè)會抱有這個想法：由于公司目前人手相對不足，所以，有些方面可能不夠規(guī)范，等以后人手足了再慢慢規(guī)范。
三、解決措施
1．作為擬IPO企業(yè)，應按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等規(guī)定，建立并完善采購內(nèi)控制度，規(guī)范采購申請、審批、采購詢比價、采購價格及供應商審批、采購驗收、采購付款等全過程管理。
2．健全采購機構，配備相應的人員，確保采購相關不相容職務相分離。
3．公司要求各部門除了特殊情況（如設備突然發(fā)生故障，需立即維修或更換）以外，必須提前報需求，采購部門按需求做好采購計劃，然后按計劃進行詢比價、報公司相關領導審核、審批后實施采購。
4．加強采購業(yè)務全過程的記錄控制，要求公司采購從申請，到詢比價、價格與供應商審批確定，再到采購下單、采購驗收，均通過書面的或者電子留痕的形式進行，確保過程可追溯，均有真實、完整、準確的記錄。
5．采購發(fā)票是上市財務規(guī)范檢查的必要環(huán)節(jié)，公司采購業(yè)務嚴格按照財務、稅務規(guī)范要求，除了個別500元以下的、從個人手中實施的零星采購，以及確實無法開具發(fā)票的采購事項以外，均應取得發(fā)票。與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關的采購，盡量要求對方提供增值稅專用發(fā)票；對于供應商為個體戶的，應要求其找稅務機關代開增值稅專用發(fā)票。
6．重視采購合同的審核工作，控制合同法律風險，避免后續(xù)發(fā)生經(jīng)濟損失。
7．加強采購下單審核以及采購驗收管理，所有物資均按照審批后的訂單/合同進行采購，不得超過申請量采購；采購到貨后，若貨物不符合要求，質(zhì)量檢驗/驗收不通過的，采購人員應要求對方退換貨或作相應處理，未經(jīng)協(xié)商并取得相關領導同意，不得私自要求收貨人接收檢驗不達標的物資。
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