采購(gòu)管理制度
1 目的
為規(guī)范采購(gòu)工作，明確采購(gòu)工作職責(zé)范圍，提高采購(gòu)效率，有效降低和控制采購(gòu)成本。
2 適用范圍
適用于采購(gòu)崗位執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)。
3 定義
3.1 公開招標(biāo)：指招標(biāo)單位不同項(xiàng)目在相關(guān)專業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站上發(fā)布招標(biāo)公告邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)的招標(biāo)方式。
3.2 邀請(qǐng)招標(biāo)：指招標(biāo)單位以招標(biāo)邀請(qǐng)書或電話通知邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)的招標(biāo)方式。
4 職責(zé)與權(quán)限
4.1 部門采購(gòu)作業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循公開透明、公平公正、誠(chéng)實(shí)信用和公司利益優(yōu)先的原則。
4.2 部門采購(gòu)應(yīng)實(shí)行集中采購(gòu)為主、分散采購(gòu)為輔和計(jì)劃采購(gòu)為主、臨時(shí)采購(gòu)為輔的采購(gòu)模式質(zhì)檢部負(fù)責(zé)原輔材料的入庫(kù)前檢驗(yàn)。
4.3 采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)法律規(guī)定、公司制度、采購(gòu)性質(zhì)確定合理的采購(gòu)方式和履行規(guī)定的采購(gòu)程序
5 程序
5.1 主要采購(gòu)方式及適用范圍。
5.1.1 公開招投標(biāo)采購(gòu)：符合國(guó)家法定必須公開招投標(biāo)的項(xiàng)目（發(fā)改委16號(hào)令843號(hào)文），必須按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定嚴(yán)格實(shí)施。填報(bào)《招標(biāo)審批單》、選填公開招標(biāo)項(xiàng)。
5.1.2 企業(yè)自主邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)，指以招標(biāo)邀請(qǐng)書或電話通知邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘呓M織投標(biāo)的招標(biāo)方式。
5.1.2.1 不得限定或者指定特定的專利、商標(biāo)、品牌、原產(chǎn)地、具有唯一指向性的技術(shù)文件或者供應(yīng)商（工程材料、五金電器配件、勞保用品、辦公用品、電腦配件和耗材，需限定品牌的在邀標(biāo)申請(qǐng)表中標(biāo)明或另附情況說明）。
5.1.2.2 與招標(biāo)人存在利害關(guān)系可能影響招標(biāo)公正性的法人、其他組織或者個(gè)人，不得參加投標(biāo)；單位負(fù)責(zé)人為同一人或者存在控股、管理關(guān)系的不同單位，不得參加同一招標(biāo)項(xiàng)目投標(biāo)；
5.1.2.3 通過資格預(yù)審或有效投標(biāo)的申請(qǐng)人少于三家的，應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)。
5.1.3 邀請(qǐng)招標(biāo)工作流程：投標(biāo)方資格預(yù)審和調(diào)研→編制招標(biāo)→OA系統(tǒng)填報(bào)并審批 《招標(biāo)審批單》（選填邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)）→采招辦對(duì)招標(biāo)文件合規(guī)性審核并組織開標(biāo)活動(dòng)→商務(wù)洽談→OA系統(tǒng)填報(bào)并審批《中標(biāo)審批單》→簽訂合同→資料整理歸檔保存。
5.1.3.1 公司30萬(wàn)元（含）以上采購(gòu)項(xiàng)目原則上應(yīng)采用企業(yè)自主邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)。
5.1.3.2 應(yīng)邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目特殊原因采用其他采購(gòu)方式的需報(bào)采招委主任批準(zhǔn)后實(shí)施：如填報(bào)《談判采購(gòu)申請(qǐng)單》、批準(zhǔn)后采用談判采購(gòu)方式。
5.1.2.3 取樣檢驗(yàn)或少量試用
5.1.3 選擇和評(píng)定的實(shí)施
5.1.3.1 采購(gòu)向供應(yīng)商聯(lián)系樣品，質(zhì)檢部依據(jù)本企業(yè)的內(nèi)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行全部或部門項(xiàng)目檢測(cè)，并反饋供應(yīng)商小樣評(píng)估報(bào)告給采購(gòu)。
5.1.3.2 對(duì)試驗(yàn)合格的產(chǎn)品，由采購(gòu)根據(jù)其對(duì)成品質(zhì)量的影響程度和供方地理位置決定是否對(duì)供方進(jìn)行工廠調(diào)查，并填寫供方信息表，反饋回采購(gòu)存檔。
5.1.3.3 采購(gòu)員完成供方信息表以及三證等相關(guān)資質(zhì)文件的收集工作后，填制供應(yīng)商調(diào)查報(bào)告報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后納入合格供方名錄，每年由采購(gòu)就供方交貨狀況作評(píng)定，填寫供方年度綜合評(píng)估表報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后存檔。
5.1.3.4 合格供方同一產(chǎn)品連續(xù)三批進(jìn)廠檢驗(yàn)不合格或使用過程中發(fā)現(xiàn)潛在的質(zhì)量問題影響本公司的正常生產(chǎn)，且未能就預(yù)防糾正措施做出使我方滿意之行動(dòng)，由采購(gòu)向其發(fā)出書面通報(bào)。
5.1.3.5 采購(gòu)負(fù)責(zé)所有供應(yīng)商資料的錄入，并根據(jù)需要及時(shí)更新相關(guān)的供應(yīng)商資料。
5.2 采購(gòu)
5.2.1 采購(gòu)文件包括：
5.2.1.1 原輔材料采購(gòu)申請(qǐng)單
5.2.1.2 質(zhì)量體系文件
5.2.1.3 合同文件
5.2.1.4 供方信息檔案
5.2.2 采購(gòu)的實(shí)施
5.2.2.1 物控部倉(cāng)儲(chǔ)根據(jù)銷售訂單和庫(kù)存情況提交原輔材料采購(gòu)申請(qǐng)單。
5.2.2.2 采購(gòu)接到原輔材料采購(gòu)申請(qǐng)單后，在已批準(zhǔn)的合格供方名錄范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，按照程序簽訂合同。如合格供方名錄中不能需求，采購(gòu)員需按照5.1.3操作開發(fā)新的合格供應(yīng)商，并及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通。
5.2.2.3 采購(gòu)員所簽訂的產(chǎn)品購(gòu)銷合同需部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可生效。合同的內(nèi)容主要包括：采購(gòu)價(jià)格、稅率、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約起訴地及其它責(zé)任等條款，以確保公司利益安全。
5.2.2.4 采購(gòu)付款方式共三種，分別是提前支付供應(yīng)商預(yù)付款后到貨、貨到驗(yàn)收合格后支付供應(yīng)商貨款、貨到驗(yàn)收合格后按約定賬期支付供應(yīng)商貨款，具體由采購(gòu)員與供應(yīng)商商定。
5.2.2.5 采購(gòu)員根據(jù)原輔材料采購(gòu)申請(qǐng)單填寫采購(gòu)訂單，并及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)跟蹤。
5.2.2.6 原輔材料入庫(kù)前，物控部倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)責(zé)向質(zhì)檢部報(bào)檢，質(zhì)檢部及時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。
5.2.2.7 如檢驗(yàn)合格，辦理入庫(kù)手續(xù)。若檢驗(yàn)不合格，由質(zhì)檢部出具不合格品通知單交由采購(gòu)員處理。按合同條款要求，實(shí)施退貨、讓步接收等處理。
6 流程圖
7 相關(guān)文件
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