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編號:AC2012-040

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 采購申請單審批及收貨管理制度

目的：規(guī)范物品采購審批及驗收流程

具體規(guī)定：

1.采購申請單（PR）簽批程序

部門填寫PR單，注明采購原因并由部門經(jīng)理審核，并簽字。

倉庫的PR單由各個倉庫的保管員填寫，再由成本主管審核后交給財務(wù)總監(jiān)簽字。

各部門經(jīng)理批完的PR單由各部門秘書遞交采購部詢價，采購部應(yīng)在PR單上注明供應(yīng)商，（可暫時將供應(yīng)商名稱寫在到貨日期欄里）。倉庫的PR單由庫管員直接遞交采購部并登記，以防單據(jù)丟失。

采購部報價后送至財務(wù)部，由財務(wù)總監(jiān)審批。

最后由財務(wù)部遞交總經(jīng)理辦公室，報送總經(jīng)理簽批。

1. 己簽批的PR單的分發(fā)

財務(wù)部秘書去總經(jīng)理辦公室取回已簽批的PR單。

將PR單一式四聯(lián)分別派給財務(wù)部部（白聯(lián)），收貨部（黃聯(lián)），采購部（粉聯(lián)）和申請部門（藍聯(lián)）。

2. 根據(jù)PR單進行收貨

通知供應(yīng)商送貨時應(yīng)告知供應(yīng)商PR單的號碼，供應(yīng)商送貨時直接報出PR單的號碼，以便收貨員能快速找出PR單進行收貨。

收貨文員應(yīng)根據(jù)PR單上所注明的名稱，數(shù)量，單價，質(zhì)量要求等進行收貨，如有不符應(yīng)馬上找采購部及使用部門確認。如采購物品數(shù)量或價格等發(fā)生變化，應(yīng)由相關(guān)部門填寫變價單，經(jīng)審批后，將一式三聯(lián)分給各個相關(guān)部門。收貨部將變價單與相應(yīng)的PR單附在一起，收貨時按照最后審批價格及數(shù)量進行收貨。

確認所收物品符合要求后，應(yīng)馬上開據(jù)收貨記錄，并由供應(yīng)商、收貨文員和使用部門三方共同在收貨單上簽字確認。如供應(yīng)商不在場，應(yīng)由采購員代簽。開完收貨記錄后,將黃聯(lián)交給使用部門。

每天收貨部應(yīng)對當(dāng)天所開出的收貨記錄做出收貨記錄匯總表。將收貨記錄的白聯(lián)連同匯總表一同交給成本審核，審核后由成本轉(zhuǎn)交應(yīng)付。

3. 付款

對收貨記錄后按照供應(yīng)商名稱將收貨記錄分別歸檔。

按照每個供應(yīng)商的帳期與供應(yīng)商定期進行對帳，確認金額后由供應(yīng)商開據(jù)發(fā)票送至財務(wù)部應(yīng)付組。

由應(yīng)付組申請支票后通知供應(yīng)商來取。

編號:AC2012-041

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 各部門需入庫物品采購管理制度

目的：保證庫房物品來源清晰準確

具體規(guī)定：

1. 各部門提出第一次采購申請，并提交財務(wù)部協(xié)商是否有必要入庫。

2. 如果確實需要入庫并且倉庫也有地方存放的，使用部門需提供入庫的數(shù)量、月用量及最低庫存量。

3. 成本部需將該物品編號并錄入系統(tǒng)。

4. 第一次采購的申請單由各部門填寫，并注明“入庫”字樣，同時庫管員也要確認采購數(shù)量并在“采購申請單”上簽字，然后由各部門上交，正常審批。

5. 到貨時由使用部門和庫管員共同驗收并直接收入庫房保存，使用部門填寫“物品領(lǐng)料單”從庫房提貨。

6. 當(dāng)該物品低于最低庫存量時，由倉庫填寫“采購申請單”進行補倉。

編號:AC2012-042

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 日采購程序管理制度

目的：確保營業(yè)部門正常運作

具體規(guī)定：

1. 各廚房每天14：00之前將第二天要采購的食品填寫“食品直購單”，交廚師長審批后，交成本部審核，最后送到采購部。

2. 采購員16：00之前將審批完的“食品直購單”填寫供應(yīng)商名稱及貨品單價并將不同的食品分派到各個供應(yīng)商讓其備貨，填寫完整的“食品直購單”交給收貨員填寫“收貨單”項目及單價準備次日收貨。

3. 第二天一早，供應(yīng)商按照訂貨單上的項目將貨送至度假村，收貨員與各廚房指定驗貨人員共同驗貨，同時填寫“收貨單”數(shù)量一欄，收貨員和廚房指派的人員共同簽字確認。

4. 把“收貨單”在填寫完整后應(yīng)給供應(yīng)商一聯(lián)以便與應(yīng)付款對帳并輸入“用友系統(tǒng)”。由收貨領(lǐng)班檢查并簽字后交到成本部審核。

5. 成本部審核后，將一聯(lián)交給應(yīng)付款做賬。

編號:AC2012-043

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 補倉管理制度

目的：保證庫房合理備貨

具體規(guī)定：

1. 各倉庫下“采購申請單”由倉庫領(lǐng)班審核后，交成本部審核。

2. 成本部審核后交采購部比價確定供應(yīng)商，送交財務(wù)總監(jiān)審批。

3. 財務(wù)部秘書將審批完的“采購申請單”一式四聯(lián)分給采購部、收貨部、倉庫和應(yīng)付款，采購部收到訂單后即通知供應(yīng)商送貨，并告知供應(yīng)商請購訂單的號碼。

4. 到貨后，供應(yīng)商應(yīng)告知收貨員采購訂單的號碼，收貨員按照號碼迅速將訂單找出并通知庫管員一同驗收貨品，驗收完畢后立即填寫“收貨單”由收貨員、庫管員共同簽字確認，由庫管員將“收貨單”輸入“用友系統(tǒng)”。

5. 簽字后的入庫單應(yīng)給供應(yīng)商一聯(lián)，以便與應(yīng)付款對帳。其他幾聯(lián)分別由收貨部、倉庫、成本和應(yīng)付款存檔。

6. 當(dāng)天收貨工作結(jié)束后，收貨部將入庫單匯總打印出來，并將入庫單的成本聯(lián)和應(yīng)付聯(lián)附后上交成本部審核。

7. 成本部審核后，將一聯(lián)交給應(yīng)付款做賬。

編號:AC2012-044

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 緊急出庫管理制度

目的：規(guī)范緊急出庫程序，確保庫存準確

具體規(guī)定：

1. 緊急出庫也需填寫“物品領(lǐng)料單”，在領(lǐng)料單上注明“緊急出庫”字樣并有使用部門經(jīng)理簽字批準。

2. 領(lǐng)貨時要先到保安部領(lǐng)取庫房鑰匙，并通知值班經(jīng)理，由保安員，值班經(jīng)理和使用部門的人員共同進入庫房領(lǐng)貨。

3. 領(lǐng)貨后，要由三方共同在“物品領(lǐng)料單”上簽字，并將領(lǐng)料單其中的白聯(lián)、粉聯(lián)留在庫房，以便庫管員核對。

4. 將庫房鑰匙用信封封好，交回保安部保管。

編號:AC2012-045

責(zé)任部門: 財務(wù)部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務(wù)名稱: 現(xiàn)金報銷管理制度

目的：現(xiàn)金報銷必須符合國家相關(guān)制度和單位財務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)度假村經(jīng)營所產(chǎn)生的現(xiàn)金報銷實際情況。

具體規(guī)定：

度假村現(xiàn)金報銷必須有部門負責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理［金額在150.00元以上（含150.00元）必須有總經(jīng)理簽字］簽字或蓋章的情況下才能予以報銷。

度假村規(guī)定每星期二、四為現(xiàn)金報銷和離店員工工資結(jié)算日，如遇特殊情況員工辦理結(jié)算，需人力資源部通知財務(wù)部進行辦理。

現(xiàn)金報銷的有關(guān)規(guī)定：

2.1 現(xiàn)金報銷單的金額及發(fā)票：

a) 報銷金額在1000.00元(含1000.00元)以下的小額現(xiàn)金報銷需填寫“雜費現(xiàn)金報銷 單”，超過1000.00 元的則需填寫“支出申領(lǐng)單”，并選勾“種類”項目中的“現(xiàn)金”一欄。

b) 將購物發(fā)票（必須真實、完整、合法）附在“雜費現(xiàn)金報銷單”后；發(fā)票要求：必須有“稅務(wù)局監(jiān)制”章；字跡清晰、無涂改；付款單位要填寫“遼寧碧湖溫泉度假村”字樣；大小寫金額要相符；“項目”填寫要正確；發(fā)票上必須有收款單位“財務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章”。經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字。

c) 報銷高速公路費、停車費時，發(fā)票要有司機及用車人員的簽字，注明日期、出車地點，（如果是為度假村的客人出車，要有部門經(jīng)理的簽字），然后附上出車申請單，再履行報銷程序。

2.2“雜費現(xiàn)金報銷單”的填寫：

a) 大小寫金額不能涂改，大寫金額要寫在人民幣小寫金額的上端。

b) 用現(xiàn)金購物必須是急需、小額的，并且經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，否則還應(yīng)按正常手續(xù)填 寫PR單，由采購部門負責(zé)購買。物品買回后，由部門經(jīng)辦人員持原始發(fā)票和所購物品到收貨部辦理“收貨報告”，根據(jù)“收貨報告”和原始發(fā)票填制“雜費現(xiàn)金報銷單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準后送至財務(wù)部審核報銷；工程部外購急用零星配件時不必補PR單。外購膠卷、購買員工生日物品及稿費物品時不必補PR單、只需到收貨部驗貨，不必做“收貨報告”。

c) 用現(xiàn)金交納各種費用時，部門也應(yīng)嚴格控制，能用支票付款的就不要用現(xiàn)金付款。

d) 外出乘坐出租車辦事人員符合“外出乘坐出租車的有關(guān)規(guī)定”方可報銷。

e) 司機班停車費及出車補助等超過1000.00 元的現(xiàn)金報銷，也應(yīng)填寫支出申領(lǐng)單，并注明現(xiàn)金（或勾上現(xiàn)金一欄），也不再填寫現(xiàn)金報銷單。

2.3“雜項現(xiàn)金報銷單”報銷時：

a) “雜項現(xiàn)金報銷單”上所填金額必須與原始發(fā)票的金額相符。

b) 必須有部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、收款人、付款人的簽字或蓋章，報銷金額超過150.00元（含150.00元）的還必須有總經(jīng)理的簽字。

3． 現(xiàn)金報銷以報告形式呈文上報的，例如：工資勞務(wù)費的支出、人員獎勵等，報告上一定要有上級批示的正文簽字方可報銷，復(fù)印件不能做報銷憑證。

4． 差旅費報銷要填制“差旅費報銷單”，寫清日期、姓名、內(nèi)容、金額；有關(guān)原始票據(jù)都應(yīng)附在“差旅費報銷單”后。

5． 員工住醫(yī)院費用的報銷應(yīng)符合“度假村醫(yī)療保險方案”（人力資源部發(fā)文）的規(guī)定方可報銷。